Comunicación Empresarial: Visión, Métodos, Recursos, Elementos, Costos

La comunicación empresarial es el intercambio de información entre personas dentro y fuera de una organización comercial que se realiza para el beneficio comercial de la organización. También se puede definir como la transmisión de información dentro de un negocio por parte de su gente. Siento este tipo de comunicación la más esencial para el éxito de sus negocios.

comunicación empresarialVisión de conjunto de la comunicación empresarial

  • La comunicación empresarial (o simplemente “comunicación” en un contexto comercial) abarca temas como marketing, gestión de marca, relaciones con clientes, comportamiento del consumidor, publicidad, relaciones públicas, comunicación corporativa, compromiso con la comunidad, gestión de la reputación, comunicación interpersonal, compromiso de los empleados y gestión de eventos.
  • Está estrechamente relacionado con los campos de la comunicación profesional y la comunicación técnica.
  • El canal de comunicación que se establece para la comunicación comercial incluye Internet, medios impresos, radio, televisión, medios ambientales y el boca a boca.
  • También se puede decir que la comunicación empresarial es la forma en que los empleados, la administración y la administración se comunican para alcanzar sus objetivos organizacionales.
  • La comunicación empresarial es un tema común incluido en el currículo de los programas de pregrado y maestría en muchos colegios y universidades.

Métodos de comunicación empresarial

comunicación empresarialComunicación basada en web

  • Para una comunicación mejor y mejorada, en cualquier momento en cualquier lugar.
  • Videoconferencia que permite a las personas en diferentes lugares celebrar reuniones interactivas;

Informes

  • Importante para documentar las actividades de cualquier departamento.

Presentaciones

  • Método de comunicación muy popular en todo tipo de organizaciones, generalmente con material audiovisual, como copias de informes o material preparado en Microsoft PowerPoint o Adobe Flash.
  • Reuniones telefónicas, que permiten hablar a larga distancia.
  • Foros, que permiten a las personas publicar información de forma instantánea en una ubicación centralizada; y
  • Reuniones cara a cara, que son personales y deben ser seguidas por un seguimiento escrito.

Buzón de sugerencias

comunicación empresarialSe usa principalmente para la comunicación ascendente, porque algunas personas pueden dudar en comunicarse directamente con la administración, por lo que optan por dar sugerencias redactando una y poniéndola en el buzón de sugerencias.

Direcciones Enfoque de la comunicación empresarial  

La comunicación empresarial puede tener lugar en cuatro direcciones diferentes en una organización:

De arriba hacia abajo

  • Este tipo de comunicación se lleva a cabo cuando la administración pasa la orden a los subordinados para realizar determinada tarea.
  • Por lo general, este tipo de comunicación se lleva a cabo mediante circulares, boletines informativos, notas, correos electrónicos, etc.

De abajo hacia arriba

  • Este tipo de comunicación se lleva a cabo cuando los subordinados envían un resultado, un resultado, una solicitud, una solicitud, etc.
  • Por lo general, este tipo de comunicación se lleva a cabo utilizando informes, correos electrónicos, propuestas, etc.

Lateral u horizontal

  • Este tipo de comunicación tiene lugar cuando los empleados en el mismo nivel de gestión se comunican.
  • El modo habitual de comunicación es el correo electrónico, circular, etc.

Comunicación diagonal

  • Cuando se comunican diferentes niveles de gestión que no tienen relaciones de informe directo, se llama comunicación diagonal.
  • Este tipo de comunicación se lleva a cabo mediante reuniones normales, circulares, notificaciones, boletines informativos, etc.

Comunicación empresarial efectiva

comunicación empresarialUn proceso bidireccional de intercambio de información que involucra a una de las partes enviando un mensaje que sea fácilmente entendido por la parte receptora. La comunicación efectiva de los gerentes comerciales facilita el intercambio de información entre los empleados de la compañía y puede contribuir sustancialmente a su éxito comercial.

Para que la comunicación comercial sea efectiva, estas cualidades son esenciales:

  • Establecer una jerarquía clara
  • Usa comunicación visual
  • Manejo de conflictos
  • Considera los problemas culturales
  • Buena comunicación escrita

Cara a cara

  • La comunicación cara a cara ayuda a establecer una conexión personal y ayudará a vender el producto o servicio al cliente.
  • Estas interacciones pueden representar un mensaje completamente diferente a la comunicación escrita a medida que se observa el tono, el tono y el lenguaje corporal.
  • La información es más fácil de acceder y se entrega de inmediato con interacciones en lugar de esperar un correo electrónico o una llamada telefónica.
  • Los conflictos también se resuelven fácilmente de esta manera, ya que se observan y actúan las señales verbales y no verbales.
  • Comunicarse profesionalmente es importante ya que uno representa a la empresa.
  • Hable con claridad y haga preguntas para comprender las necesidades y los deseos; deje que el destinatario responda mientras uno resuelve el problema.
  • Las decisiones se toman con más confianza durante una interacción cara a cara ya que el receptor hace preguntas para comprender y avanzar con su decisión.

Email

  • Al usar el correo electrónico para comunicarse en el mundo de los negocios, es importante tener cuidado con la elección de las palabras.
  • La falta de comunicación es frecuente ya que el lector no tiene acceso a las señales no verbales que están disponibles en la comunicación verbal cara a cara, el tono, el tono, el lenguaje corporal y la expresión facial.
  • Antes de comenzar un correo electrónico, asegúrese de que la dirección de correo electrónico que está utilizando sea apropiada y profesional, como es el mensaje que ha compuesto.
  • Asegúrese de que el mensaje sea claro y al punto para que el destinatario entienda claramente la intención del remitente.
  • Asegúrese de incluir la firma, el título y otra información de contacto del remitente al final.

Teléfono

  • Cuando haga una llamada de negocios, deje en claro quién está en la línea y de dónde viene, así como el mensaje de uno cuando está hablando por teléfono.
  • Sonría y tenga una actitud positiva, ya que el receptor podrá leer a la persona que llama y eso afectará su reacción.
  • Cuando deje un mensaje, asegúrese de que sea claro y breve.
  • Uno debe indicar su nombre y quiénes son y el propósito de contactarlos.
  • Si responde a un correo de voz, intente responder lo antes posible y tenga en cuenta la hora del día.
  • No llame demasiado temprano o demasiado tarde, ya que es importante respetar el tiempo de los demás.
  • También tenga en cuenta dónde está uno y el nivel de ruido, así como a las personas que uno tiene cuando trate de comunicarse con alguien por teléfono.
  • Al hacer una llamada de ventas, espere que la persona a la que intenta conectarse no responda el teléfono.
  • Deje hasta cinco mensajes atractivos y el público objetivo estará listo para hablar cuando uno recibe una llamada o recibe una llamada y llega a la persona.
  • El mensaje tentador prepara a la persona para hablar con el representante.
  • Puede ser que la persona no esté interesada en lo que se dijo en cada mensaje de voz.
  • Siempre sea cortés y acepte que uno puede tener muchas más para llamar.
  • Si se llega al individuo, uno podría preguntar si podría haber alguien más adecuado para el programa anunciado.
  • Si uno está llamando y dejando mensajes de voz, incluya el tiempo de disponibilidad para las devoluciones de llamada.
  • No hay nada peor que una devolución de llamada cuando uno no está disponible.
  • Use el teléfono como una gran herramienta de comunicación.
  • Sé cortés y siempre ponte en la posición de la otra persona.
  • Para obtener más consejos sobre cómo hacer llamadas comerciales y dejar mensajes atractivos, consulte el libro de Harlan J Brown sobre participación telefónica.

Escuchando

Al escuchar a otro empleado o cliente, es importante ser un oyente activo. Aquí hay algunos obstáculos que quizás deba superar:

  • Filtros y suposiciones
  • Sesgos y prejuicios
  • Inatención y impaciencia
  • El ambiente alrededor

Una buena forma de superar estos factores es mediante el uso del método de comunicación Better “LOTS”. Este método incluye cuatro pasos para producir buenas habilidades de escucha y la capacidad de responder con una declaración educada. Los cuatro pasos para este método son:

  • Escucha
  • Observar
  • Pensar
  • Hablar

Hacer todas estas cosas mientras se muestra un buen contacto visual y una postura corporal asegurará al orador que está recibiendo la atención plena de los oyentes.

Elección de medios y modo de comunicación

comunicación empresarialElegir el medio y el modo de comunicación adecuada desempeña un papel vital en la eficacia del mensaje que se está comunicando, y dicha elección depende de varios factores, tales como:

Tamaño y política de la organización

  • Si la organización es pequeña, probablemente más comunicación será oral, que en organizaciones más grandes donde puede ser por escrito.
  • La política de comunicación también jugaría un papel importante para influir en la elección de uno de los modos de comunicación.

Factor de costo

  • El punto principal que se considerará aquí sería evaluar si el costo involucrado en el envío del mensaje sería acorde con los resultados esperados.

Naturaleza del mensaje

  • Si el mensaje es de naturaleza confidencial, urgente o importante, etc. y si un asunto requeriría la entrega manual o establecerse por correo certificado, etc. también influye en la elección del modo y los medios de comunicación.

Distancia involucrada

  • Si el mensaje a enviar es también otro factor vital que podría influir en la elección de los medios y modos de comunicación.
  • Por ejemplo, si se va a enviar una carta a un socio en una empresa conjunta en Japón y es urgente, no se pensaría en enviar a alguien para que la entregue personalmente.

Recursos

  • Los recursos disponibles tanto para el emisor como para el receptor también influirían en su elección.
  • Solo puede enviar un fax si la otra persona u organización tiene una máquina de fax.
  • Por lo tanto, podemos ver que la elección de un modo particular y un medio de comunicación dependerán de cada caso y está influenciado por varios factores.

Elegir medios de comunicación

comunicación empresarial

  • Al elegir un medio de comunicación, es importante considerar quiénes son la audiencia respectiva y el objetivo del mensaje en sí.
  • Los medios de comunicación enriquecidos son más interactivos que los medios magros y brindan la oportunidad de una comunicación bidireccional: el receptor puede hacer preguntas y expresar opiniones fácilmente en persona.
  • Para ayudar a tal decisión, uno puede referirse aproximadamente al continuo que se muestra a continuación.

De Richer a Leaner

  • Reunión cara a cara
  • Presentación oral en persona
  • Reunión en línea
  • Videoconferencia
  • Teleconferencia
  • Llamada de teléfono
  • Mensaje de Voz
  • Video
  • Blog
  • Informe
  • Folleto
  • Newsletter
  • Flier
  • Email
  • Memo

Método subliminal de comunicación

La percepción subliminal se refiere a la capacidad individual de percibir y responder a estímulos que están por debajo del umbral o nivel de conciencia, lo que demostró que influye en los pensamientos, sentimientos o acciones por completo o por separado.

  • Hay cuatro métodos distintos de comunicación subliminal.
  • Estos son estímulos visuales en películas, voz acelerada, imágenes incrustadas en un anuncio impreso y sugestión que normalmente no se ve a primera vista.
  • La gente de marketing ha adoptado este método incluso incorporándolo a películas y programas de televisión.
  • El método de comunicación subliminal primero hizo su debut en un anuncio de 1957, durante el cual un breve mensaje brilló, indicando a los televidentes que comieran palomitas de maíz y bebieran Coca-Cola.
  • Desde ese momento, la comunicación subliminal ha ocupado un papel controvertido en el panorama publicitario, y algunas personas afirman que es omnipresente, mientras que otras enfatizan que no es real.
  • A partir de la publicación, todavía hay un debate científico en curso sobre si la publicidad subliminal funciona.
  • La mensajería subliminal es una forma de publicidad en la que se inserta un mensaje sutil en un anuncio estándar.
  • Este mensaje sutil afecta el comportamiento del consumidor, pero el consumidor no sabe que ha visto el mensaje.
  • Por ejemplo, un especialista en marketing podría incorporar un único marco que le diga a los consumidores que tomen té en una película.
  • En los medios impresos, los anunciantes pueden poner imágenes ocultas o mensajes codificados en el texto del anuncio.

Argumentos para la efectividad

  • Un estudio de 2009 en el University College of London encontró que las personas eran especialmente propensas a verse afectadas por la comunicación subliminal negativa.
  • Por ejemplo, una publicidad cosmética que transmita a un consumidor que ella es fea podría ser más efectiva.
  • Los anuncios subliminales “preparan” al cerebro para buscar estímulos que coincidan con el mensaje en el anuncio, según un estudio de 1992 publicado en “Personality and Social Psychology Bulletin”.
  • Esto puede afectar el comportamiento, particularmente cuando un mensaje aborda las inseguridades o tendencias de comportamiento de un individuo y cuando el consumidor se encuentra en un contexto que le permite actuar sobre el mensaje del anuncio.

Proceso de escritura empresarial

comunicación empresarial

  • El desafío del proceso de comunicación es que el emisor y el receptor obtengan un entendimiento mutuo sobre el significado del mensaje.
  • Un escritor puede poner sus palabras en un papel, pero es posible que el lector no reaccione a las palabras como pretendía el escritor.
  • La mayoría de los escritores son mucho más efectivos, exitosos y productivos si pasan tiempo pensando en la situación de la comunicación antes de comenzar a escribir.

Los escritores exitosos abordan la escritura como un proceso de tres pasos que implica planificar antes de comenzar a escribir, redactar con la audiencia (el lector) en mente y revisar el documento para determinar si cumple con las necesidades de la audiencia y si representa bien a la organización.

Paso 1: planificación

  • Debe dedicar más tiempo a planificar y revisar su documento de lo que gasta en escribir.
  • El Dr. Ken Davis sugiere que los escritores efectivos gastan tanto como el 40 por ciento del tiempo de escritura en la planificación del documento.

Paso 2: Redacción

  • Una vez que haya planificado el propósito de su mensaje, haya considerado cómo su audiencia podría reaccionar al mensaje, reunió su información, decidió un pedido de información y seleccionó su medio para la entrega, está listo para redactar su documento.
  • Alrededor del 20 por ciento de su tiempo de escritura se debe dedicar a redactar el documento.
  • No se preocupe por la perfección mientras redacta su mensaje. Escribir en un tono conversacional, sin usar la jerga; escriba como lo haría en un ambiente de trabajo.
  • Una guía que ayuda en la etapa de redacción es escribir como si estuviera presentando la información a un amigo.
  • En lugar de pensar en la audiencia simplemente como “alguien por ahí”, piense en la audiencia como una persona específica con la que está creando o manteniendo una relación.
  • Pensar en un amigo lo ayuda a elegir palabras y tonos efectivos, le ayuda a ser claro y le ayuda a incluir información útil para el lector.

Paso 3: revisión

  • Revisar es más que verificar tu ortografía y tu puntuación.
  • La revisión requiere que verifique cada parte de su mensaje para ver si es claro, conciso y correcto, y le tomará aproximadamente el 40 por ciento de su tiempo de escritura.
  • Desea ver cada palabra para ver si seleccionó la más adecuada, en cada oración para ver si la estructura es lo mejor que puede ser, y en cada párrafo para ver si incluye un argumento bien desarrollado.
  • Finalmente, revise el diseño del documento para buscar una apariencia atractiva y profesional que cumpla con las expectativas de su empleador y de su lector.

Organizaciones

Fundada en 1936 por Shankar es la Asociación de Comunicación Empresarial (ABC), originalmente llamada la Asociación de Profesores Universitarios de Escritura Empresarial, es “una organización internacional comprometida con el fomento de la excelencia en investigación, educación, educación y práctica de comunicación empresarial. “

La IEEE Professional Communication Society (PCS) está dedicada a comprender y promover la comunicación efectiva en entornos de ingeniería, científicos y de otro tipo, incluidos los entornos comerciales. La revista académica de PCS, es una de las principales publicaciones de comunicación de Europa. Los lectores de la revista son ingenieros, escritores, diseñadores de información, gerentes y otros que trabajan como académicos, educadores y profesionales que comparten un interés en la comunicación efectiva de información técnica y comercial.

La Society for Technical Communication es una asociación profesional dedicada al avance de la teoría y la práctica de la comunicación técnica. Con una membrecía de más de 6,000 comunicadores técnicos, es la organización más grande de este tipo en América del Norte.

Los Estándares Internacionales de Comunicación Empresarial son propuestas prácticas para el diseño conceptual y visual de informes y presentaciones comprensibles.

Referencias

 (http://www.businessdictionary.com/definition/effective-communication.html)

 (http://www.healio.com/orthotics-prosthetics/human-resources/news/print/o-and-p-business-news/%7Bab5bdfed-6cea-47d6-b2bb-9b57d79c406a%7D/face-to- face-communication-the-trust-that-helps-build-a-business)

 (http://www.bizjournals.com/bizjournals/how-to/human-resources/2012/08/face-to-face-communication-can-help.html?page=all)

 (http://www.telephoneparticipation.com)

 Newman, Amy y Scott Ober. Comunicación empresarial: en persona, en impresión, en línea. 8ª ed. Mason: South-Western, 2013. 18. Imprimir.

 Newman, Amy y Scott Ober. Comunicación empresarial: en persona, en impresión, en línea, 8e. 8ª ed. Mason: South-Western, 2013. 18. Imprimir.

 Easton, Anna; Heidewald, Jeanette; Morrone, Michael; Neher, Darryl; Steiner-Williams, Judy. Escritura Estratégica de Negocios (2nd ed.). Fideicomisarios de la Universidad de Indiana. pag. 21. ISBN 978-0-253-01611-9.

 “Copia archivada”. Archivado desde el original el 2007-08-12. Consultado el 2007-09-11.

 Transacciones IEEE en comunicación profesional

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Licda. En Comunicación Social, mención Comunicación y Desarrollo con 16 años en el ejercicio del periodismo, ahora Redactora Web Maracay- Venezuela

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