Comunicación Escrita: Aspectos, Ventajas, Desventajas, Correos

La comunicación escrita involucra cualquier tipo de interacción que haga uso de la palabra escrita. La comunicación es la clave de cualquier esfuerzo que involucre a más de una persona. Comunicarse a través de la escritura es esencial en el mundo moderno y lo es cada vez más a medida que participamos en lo que ahora se llama comúnmente la era de la información. De hecho, la comunicación escrita es la forma más común de comunicación empresarial.

comunicación escritaEs esencial para los propietarios y gerentes de pequeñas empresas desarrollar habilidades efectivas de comunicación escrita y fomentar el mismo en todos los empleados. El método en que nos comunicamos ha sido transformado por la era de la información, por lo tanto ha situado un énfasis creciente en las comunicaciones escritas y orales.

Aspectos importantes de la comunicación escrita

El uso cada vez mayor de computadoras y redes de computadoras para organizar y transmitir información significa que la necesidad de habilidades de escritura competentes está aumentando. El Dr. Craig Hogan, un ex profesor universitario que ahora dirige una escuela en línea para escribir sobre negocios, recibe cientos de consultas cada mes de parte de gerentes y ejecutivos que solicitan ayuda para mejorar sus habilidades de escritura y las de sus empleados.

El Dr. Hogan explica, en un artículo titulado “Lo que América corporativa no puede construir: una oración”, que ahora se espera que millones de personas que anteriormente no requerían escribir mucho en el trabajo escriban con frecuencia y rapidez. Según el Dr. Hogan, muchos de ellos no están a la altura de la tarea. “El correo electrónico es una fiesta a la que los profesores de inglés no han sido invitados. Tiene compañías que se arrancan los pelos”. Los resultados de la encuesta del estudio de la Comisión Nacional de Escritura respaldan esta evaluación.

Descubrieron que un tercio de los empleados en las empresas “de primer orden” de la nación registran una mala redacción y necesitan instrucciones de redacción correctiva.

La necesidad de desarrollar buenas habilidades de escritura solo se destaca por el hecho de que en la era de la información, no es raro tener relaciones comerciales con clientes y proveedores que se establecen y se mantienen exclusivamente mediante el uso de comunicaciones escritas. En este entorno, “las palabras que escribimos son representaciones muy reales de nuestras empresas y de nosotros mismos, convirtiéndose en un canal de comunicación muy efectivo.

Debemos estar seguros de que nuestros mensajes de correo electrónico envían los mensajes correctos sobre nosotros”, explicó Janis Fisher Chan, autor de E-Mail: A Guárdelo bien: cómo escribir y administrar el correo electrónico en el lugar de trabajo, en un artículo que aparece en la revista Broker. La clave de la comunicación, por supuesto, es transmitir el significado de la manera más precisa y concisa posible, lo que coloquialmente conocemos como el mensaje.

La gente no lee los memorandos comerciales por el placer de leer,  lo hacen para recibir instrucciones o información sobre la cual basar decisiones o tomar medidas. Por lo tanto, la prosa altamente literaria no es deseable en la escritura comercial. La prosa excesivamente formal también puede ser contraproducente al parecer stand-offish o simplemente prolijo. Un estilo de escritura que es demasiado informal también puede transmitir un mensaje involuntario, a saber, que el tema no es serio o el remitente no lo toma en serio. Un tono directo y cortés suele ser la mejor opción, pero que puede no ser natural sin práctica.

El proceso de comunicación

comunicación escritaEl proceso básico de comunicación comienza cuando un hecho o idea es observada por una persona. Esa persona (el emisor) puede decidir traducir la observación en un mensaje, y luego transmitir el mensaje a través de los medios de comunicación a otra persona (el receptor).

El receptor entonces debe interpretar el mensaje y proporcionar retroalimentación al remitente indicando que el mensaje ha sido entendido y se han tomado las medidas apropiadas.

Como observaron Herta A. Murphy y Herbert W. Hildebrando en comunicación efectiva en los negocios, una buena comunicación debe ser completa, concisa, clara, concreta, correcta, considerada y cortés. Más específicamente, esto significa que la comunicación debe: responder preguntas básicas como quién, qué, cuándo, dónde; ser relevante y no excesivamente prolijo; centrarse en el receptor y sus intereses; usar hechos y figuras específicos y verbos activos; usa un tono de conversación para leer; incluir ejemplos y ayudas visuales cuando sea necesario; ser discreto y bondadoso; y ser preciso y no discriminatorio. Las comunicaciones empresariales poco claras, inexactas o desconsideradas pueden desperdiciar un tiempo valioso, alejar a los empleados o clientes y destruir la buena voluntad hacia la administración o el negocio en general.

Ventajas de la comunicación escrita

comunicación escrita

  • Una ventaja del uso de formas de comunicación escrita es que los mensajes escritos no tienen que ser entregados en el momento; en su lugar.
  • Pueden editarse y revisarse varias veces antes de que se envíen para que el contenido se pueda configurar al máximo.
  • Otra ventaja es que la comunicación escrita proporciona un registro permanente de los mensajes y se puede guardar para su posterior estudio.
  • Dado que son formas de comunicación permanentes y escritas, también les permite a los destinatarios tomar más tiempo para revisar el mensaje y proporcionar comentarios apropiados.
  • Por estas razones, las formas de comunicación escritas a menudo se consideran más apropiadas para los mensajes comerciales complejos que incluyen hechos y cifras importantes.
  • Otros beneficios comúnmente asociados con buenas habilidades de escritura incluyen una mayor satisfacción del cliente / cliente; mejora de la eficiencia interorganizacional; e imagen mejorada en la comunidad y la industria.

Desventajas de la comunicación escrita

También existen varias dificultades potenciales asociadas con la comunicación escrita.

  • El emisor de la comunicación escrita generalmente no recibe retroalimentación inmediata a su mensaje, a diferencia de la comunicación oral, en la que las impresiones y las reacciones se intercambian instantáneamente.
  • Esto puede ser una fuente de frustración e incertidumbre en situaciones comerciales en las que se desea una respuesta rápida.
  • Además, los mensajes escritos a menudo toman más tiempo para redactarse, tanto por su naturaleza repleta de información como por la dificultad que tienen muchas personas para componer dicha correspondencia.
  • Muchas compañías, sin embargo, han adoptado una postura proactiva al abordar este último problema.
  • Conscientes de la gran cantidad de trabajadores que luchan con sus habilidades de escritura, algunas firmas han comenzado a ofrecer cursos de escritura in situ o empleados inscritos en talleres de redacción de negocios ofrecidos por organizaciones de capacitación profesional, universidades y programas de educación comunitaria.

Comunicaciones por correo electrónico

comunicación escritaEl correo electrónico se ha convertido en una herramienta de comunicación empresarial muy popular en los últimos años. De hecho, su capacidad para transmitir comunicaciones corporativas importantes de forma rápida y fácil lo ha transformado en un caballo de batalla de comunicaciones para empresas comerciales de todos los tamaños y orientaciones. Pero muchos usuarios de tecnología de correo electrónico prestan poca atención a las reglas básicas de gramática y formato al redactar sus cartas, incluso cuando escriben correspondencia comercial dirigida a clientes, clientes, proveedores, socios comerciales o colegas internos.

Este estilo de correspondencia descuidado refleja una falta de profesionalismo y puede comunicarle al destinatario que la compañía detrás del mensaje no es igualmente profesional. La facilidad e informalidad del medio no debe confundirse con la escritura necesaria para usarlo adecuadamente.

Dada esta desafortunada tendencia, muchos expertos en negocios aconsejan a las compañías que instalen directrices firmes sobre el tono, el contenido y la forma de la correspondencia por correo electrónico. Estas pautas deben dejar en claro que se espera que todos los empleados cumplan con los mismos estándares de profesionalismo que (presumiblemente) permanecen vigentes para la correspondencia postal tradicional.

La ortografía y la gramática adecuada y la capacidad de enmarcar la correspondencia en un lenguaje diplomático adecuado deben ser características del correo electrónico y del correo ordinario, especialmente si la comunicación se dirige a una persona o personas ajenas a la empresa.

Referencias

Bonner, William H. y Lillian H. Chaney. Comunicación eficaz en una era de la información. Segunda edición, Dame Publishing, 2003.

Dillon, Sam. “Lo que América corporativa no puede construir: una oración”. Los New York Times. 7 de diciembre de 2004.

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Holz, Shel. “Establecimiento de conexiones: las tecnologías de comunicaciones actuales han cambiado la dinámica”. Comunicación Mundial. Mayo-junio de 2005.

Murphy, Herta A. y Herbert W. Hildebrandt. Comunicaciones empresariales efectivas. Séptima Edición. McGraw-Hill, 1997.

Reynolds, Sana. “Componer mensajes efectivos por correo electrónico”. Comunicación Mundial. 15 de julio de 1997.

Ross-Larson, Bruce. Escribir para la era de la información. W.W. Norton & Company, 2002.

Schafer, Sarah. “Correo electrónico de la oficina: es rápido, fácil y muy a menudo mal entendido”. International Herald Tribune. 1 de noviembre de 2000.

Staples, Brent. “El bello arte de obtenerlo en papel, rápido”. Los New York Times. 15 de mayo de 2005.

Escritura: Un boleto para trabajar ‘| O un boleto de salida. Comisión Nacional de Escritura, The College Board. Septiembre de 2004.

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Licda. En Comunicación Social, mención Comunicación y Desarrollo con 16 años en el ejercicio del periodismo, ahora Redactora Web Maracay- Venezuela

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